แนวปฏิบัติในการบริหารจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล
บนระบบ Google Workspace for Education และ Microsoft 365
สำหรับนักศึกษา บุคลากรและส่วนงาน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

1. บทนำ

      แนวปฏิบัตินี้กำหนดขึ้นเพื่อการบริหารจัดการ และใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนบริการคลาวด์ที่มหาวิทยาลัยจัดหา ได้แก่ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ บังคับใช้กับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งานทั้งหมด

2. พื้นที่จัดเก็บข้อมูล

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนบริการคลาวด์ ดังนี้

• Google Workspace for Education สำหรับโดเมน kmutnb.ac.th ผู้ใช้งานทุกคนใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันในการเก็บข้อมูล Google Drive, Gmail, Google Photos, Shared Drive และบริการอื่น ๆ ของ Google Workspace
• Microsoft 365  สำหรับโดเมน kmutnb.ac.th ผู้ใช้งานทุกคนใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันในการเก็บข้อมูล OneDrive, Outlook, Teams และบริการอื่น ๆ ของ Microsoft 365

3. หน้าที่ของผู้ใช้

• รับผิดชอบในการบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่ให้เกินโควต้าที่ได้รับ

• ตรวจสอบและลบไฟล์ อีเมล ที่ไม่จำเป็นต้องเก็บ หรือผิดเงื่อนไขการจัดเก็บข้อมูล เช่น ข้อมูลที่ผิดกฎหมาย
• บริหารจัดการ Shared Drive และ Team ไม่ให้มีการใช้งานเกินจำเป็น โดยเฉพาะการใช้งานกับผู้ใช้ภายนอกองค์กร

4. การบริหารจัดการและการดูแล

        สำนักคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ มีหน้าที่บริหารจัดการพื้นที่ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 ของมหาวิทยาลัยให้มีเพียงพอในการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย

• ตรวจสอบการใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและตรวจหาสาเหตุที่อาจจะทำให้เกิดปัญหาในการทำงาน
• กำหนดโควต้าพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลของผู้ใช้งาน
• ระงับและลบบัญชีผู้ใช้ที่ไม่อยู่ในเงื่อนไขการให้บริการตามตารางในข้อ 3 
• บุคลากรที่พ้นสภาพการปฏิบัติงานจะถูกระงับการใช้งานภายใน 30 วัน
• ผู้สำเร็จการศึกษาหรือไม่มีสถานะเป็นนักศึกษา จะถูกระงับการใช้งานในวันที่ 12 ธันวาคม ของปีที่มีสถานะนั้น
• บัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นระยะเวลานานเกิน 1 ปี จะถูกระงับการใช้งาน
• บัญชีที่ถูกระงับการใช้งานเกิน 30 วัน จะถูกลบออกจากระบบ Google Workspace และ Microsoft 365 ของมหาวิทยาลัย
• บัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีการเปิดใช้งานในเวลา 6 เดือน จะถูกลบออกจากระบบ Google Workspace และ Microsoft 365 ของมหาวิทยาลัย
• Shared Drive และ Team ที่ไม่มีเจ้าของหรือสมาชิกจะถูกลบออกทันทีเมื่อมีการตรวจพบ
• ให้คำแนะนำ จัดอบรม แนวปฏิบัติที่ดีให้กับผู้ใช้งาน

5. ผลของการละเมิดการใช้งาน

เนื่องจากพื้นที่การจัดเก็บมีจำกัดและอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการใช้งานของระบบ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 มหาวิทยาลัยจึงจำเป็นต้องบริหารจัดการให้การใช้งานพื้นที่อยู่ภายใต้โควต้าที่มหาวิทยาลัยได้รับอนุญาตให้ใช้งาน หากผู้ใช้งานใช้พื้นที่เกินโควต้าที่กำหนดหรือละเลยต่อหน้าที่ มหาวิทยาลัยจะพิจารณาลบบัญชีผู้ใช้ซึ่งจะทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บภายใต้บัญชีผู้ใช้นั้นสูญหายเป็นการถาวร

6. การทบทวนและปรับปรุงแนวปฏิบัติ

แนวปฏิบัตินี้จะได้รับการทบทวนและปรับปรุงให้เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งานของมหาวิทยาลัย การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีและคุณสมบัติของ Google Workspace for Education และ Microsoft 365

7. ข้อมูลเพิ่มเติม

ผู้ใช้งานสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวปฏิบัติต่าง ๆ และการจัดเก็บข้อมูลได้ที่

• Google Workspace for Education Storage FAQ :
  https://support.google.com/a/answer/10403871
• Google Workspace Security and Privacy :
  https://support.google.com/a/answer/60762

• Microsoft storage FAQs :
  https://support.microsoft.com/en-gb/office/microsoft-storage-faqs-8fca6272-3427-4cce-a437-2c5ed84550a9
• Microsoft Security and Privacy : 
  https://support.microsoft.com/en-gb/office/security-and-privacy-policy-ea0bd874-1763-435d-9a04-bf2a8c02485a

8. ช่องทางการติดต่อ

     หากมีข้อกังวลหรือข้อแนะนำในการปรับปรุงแนวปฏิบัตินี้ กรุณาติดต่อ ศูนย์ให้ความช่วยเหลือด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ บริการรับแจ้งปัญหา ให้คำปรึกษาและแก้ไขปัญหาการใช้งานระบบสารสนเทศของสำนักคอมพิวเตอร์ฯ มจพ.  ผ่านช่องทางการสื่อสารดังนี้

Facebook :       https://www.facebook.com/ICIT.KMUTNB

E-mail :             icit_support@kmutnb.ac.th

Line :                @icitkmutnb

โทรศัพท์

• มจพ. กรุงเทพ ฯ : 0 2555 2000 ต่อ 2211
• มจพ. วิทยาเขตปราจีนบุรี : 0 3721 7300 ต่อ 7324
• มจพ. วิทยาเขตระยอง : 0 3862 7000 ต่อ 5151

ประวัติการปรับปรุงเอกสาร

ประกาศครั้งที่ 1 : 24 เมษายน 2567

• Facebook
• Line